IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.
Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun.
Banyak sekali manfaat IT Master Plan untuk perusahaan, beberapa di antaranya adalah:
Pertama, IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi sekedar beli ataupun install, tetapi mempunyai perencanaan yang baik.
Kedua, perusahaan bisa mengurangi berbagai resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT. Banyak resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, diantaranya:
- Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
- Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
- Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
- Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.
Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal.
Ketiga adalah bahwa IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan. Dalam satu tahun misalnya, perusahaan bisa melihat sistem apa saja yang sudah diimplementasikan, dan sistem mana yang belum diimplementasikan.
IT SERVICE MANAGEMENT – ITIL V3
Unit IT memiliki tugas dan peranan penting dalam mengelola dan mengkomunikasikan layanan-layanan IT ke para pengguna. Untuk itu semua daftar layanan ini perlu dikelola dan didata agar mempermudah sosialisasi kepada seluruh pegawai bahkan perusahaan yang menggunakan layanan IT dari unit ini, serta sebagai alat komunikasi internal unit IT.
Dalam rangka menunjukkan komitmen perusahaan terhadap IT Service Management, maka perlu dibuat daftar layanan yang tertuang dalam IT Service Catalogue. Dengan adanya IT Service Catalogue tentunya akan meningkatkan layanan IT terhadap para pelanggannya.
Berikut ini adalah manfaat yang dapat diambil dari implimentasi ITIL di lingkungan IT perusahaan yang dilihat dari manfaat langsung pada organisasi, aspek finansial, karyawan, dan internal.
Manfaat terhadap Organisasi :
- Meningkatkan kualitas operasional pengelolaan bisnis perusahaan dengan memastikan proses-proses IT yang mendukung dapat diandalkan
- Meningkatkan kehandalan dukungan dan layanan terhadap bisnis dengan mengimplementasikan fungsi dan proses-proses dalam ITIL.
- Pengguna IT akan mengetahui layanan apa yang disediakan dan tidak disediakan oleh Pengelola IT serta berapa lama waktu pemenuhan setiap layanan tersebut melalui sebuah Service Catalogue.
- Meningkatkan produktivitas, karena layanan IT menjadi lebih handal dengan tingkat ketersediaan baik data, informasi maupun aplikasi yang semakin tinggi
- Menciptakan hubungan yang lebih harmonis dan teratur antara pengguna layanan dengan penyedia layanan IT
- Meningkatkan kepuasan pengguna layanan dengan adanya target pemenuhan untuk setiap layanan melalui sebuah Service Level Management
Manfaat Finansial :
- Seluruh proses dan fungsi ITIL apabila diimplementasikan akan memberikan manfaat finansial jangka panjang, seperti: Dengan melakukan identifikasi penyebab incident yang terjadi, incident yang sama dapat dicegah sehingga interupsi terhadap proses bisnis pengelolaan Bisnis perusahaan dapat diminimalisasi. Penurunan biaya dan mimimalisasi dampak dari perubahan yang dilakukan terhadap infrastruktur IT
- Layanan, termasuk sistem informasi, aplikasi dan infrastruktur, dapat dicegah agar tidak dibuat melebihi kebutuhan (over-engineered) tetapi disesuaikan dengan kebutuhan
Manfaat terhadap Karyawan :
- Organisasi dan Karyawan dibagian IT yang menjalankan proses-proses ITIL dapat mengetahui target dan kebutuhan terhadap training untuk dapat menjalankan pekerjaannya
- Meningkatkan produktivitas karyawan dengan memperbaiki mekanisme penugasan dalam menangani masalah dan melakukan perubahan terhadap infrastruktur melalui fungsi dan proses-proses ITIL
Manfaat Internal :
- Meningkatkan efektifitas pengukuran kinerja dan laporan manajemen
- Mendapatkan informasi yang lebih komprehensif mengenai kemampuan dan konfigurasi IT yang dimiliki
